当メディアは会計事務所が運営しております。こちらより、お気軽にお問い合わせください。

毎月の月次処理その②月末支払、振込処理を効率化するための小技

毎月の月次処理その②月末支払、振込処理を効率化するための小技

オーナー企業あるある、零細企業あるあるですが、会社の規模が10億円、100億円の桁を超えてきても、相変わらず会社の支払処理は創業社長(ないしそのご家族の方)がされているケースをよく目にします。

支払はそれだけ重要な業務であり、上場企業や、IPO準備中の会社で内部統制を構築、レビュー、運用する際も、2重、3重のチェック体制を作り上げ、振込日、振込先、金額、レビュー者の確認証跡、支払漏れの有無とフォローアップを完璧にこなし上げる体制を作り上げます。日証にそこまで要求されてるんだったかな?

言い換えれば、会社という組織には、手癖の悪いのがたまに混ざっているとも言え、前も大型資金調達したばかりのスタートアップのCFO担当役員の資金流用で調達した資金が金庫ごとすっからかんになったみたいな経済ニュースが流れていましたっけ?

たまにそういう事件は起こるということが、これまでの歴史が証明しています。どんなに内部統制、コンプライアンス、ガバナンス、社内通報制度を整備したとしても、未来永劫、支払業務は経営者の手から離れていきません。どんなにルーチン業務だとしても、その特性と有するリスクからして、めんどくさい業務であり続けます。

今回の記事は、手がかかってしょうがない、しかも親離れしてくれない支払手続の概要と、キャッシュサイクルの良化について書いていきます!!

可愛いものならいいんですけどね、銀行のWebダイレクトのUIあれなんですよね…

振込処理を簡素化したい

本記事では、振込処理の基本的な考え方と小技を取り扱います。

支払方法概論

消えてしまった支払手形

最近見ないですね、支払手形。あれ、実際の支払が起きるの3か月後とかで良かったので、キャッシュサイクル考えると、うるとらいい仕組だったんですが…

貰う側は受取手形と言いますが、銀行で割り引いても良いですし、裏書でどこかに決済の代わりに渡してしまっても良かったので、なにかと都合がいいのです。もう、簿記の試験でも、勘定科目で出てこないのかも(もっぱら記憶が古いので分かりません)!

なので、現在、実務上良く見るのは、銀行振込か、口座振替ですかね。Webサービスのサブスクもよく利用するので、クレジットカードの自動引き落としも多そうです。

振込・振替

取引先も取引量も少ないうちはこれ。昔からの三和銀行の系譜で、赤い銀行をよく使っていますので、私のイメージはこのUX/UIです。支払期限の日に、朝からしこしこ処理をしています。前日までに振込予約をして、確認して、ゆっくり帰宅するべきですが、どうにも最終日にまとめてやることが多いです。

総合振込

件数が増えてくると、給与支給者が増えてくると、総振にレベルアップします。インターネット回線ではなく電話回線でやってたっけ?全銀XMLフォーマットってどうやって作るんだっけ?と記憶も定かではありません。

最近だとAPI連携(自動連係)を多用するのでぱぱっとやって終わるのですが、入出金システムと経理システム、販売管理システムがそれぞれ独立したERPシステムの組み合わせな記憶があり(監査していた時代)、振込総括表を一件、一件レビューしていた記憶があります。

その他の支払手段(口座振替、自動引き落とし)

会計システムの銀行残高に未処理仕訳がリストアップされてきてから気付きます。ネットバンクの利用が多いので、通帳の記帳をしにいくこともほぼないですし、ネットバンクに毎日ログインするわけでもないので…。一応、口座残高は毎日気を付けてはいますが。

支払額の大きい日

会社の設定にもよりますが、ずばり、給与支払日(15日 or 20日)と月末振込日(25日 or 30日)の2日です。この2日を乗り切るために事業を行っているとも言えます(ステイクホルダー目線)。今月もかつかつだ・・・

業種にもよりますが、サービス業、人材派遣業のような人を資源として事業を行っている会社だと、月中の少し早めにピークが、小売業、製造業のようなモノを資源としての会社だと、月末にピークが来ます。ピークの到来は、あまりコントロールする余地がないので、入金側を少しでも早めることを考えていきます。入金サイトではなく(基本的にコントロールのしようがない)、入金期日の設定です!

私は、人ありきの業界にほぼ居続けているので、月の業務量のピークは月中にやってきます。それと主管会社の経理業務(片手間)があるので、月初がちと多い。この記事を書いているのは29日ですので、比較的余裕があるから推敲しつつ、えいやえいやで書けていますが、月初だと、ちと辛いかな…

キャッシュサイクルの良化

支払をしてから入金がある、入金があってから支払がある、これは雲泥の差です。1か月分の運転資金の差が、常時生じていることになります。この差は事業経営の余裕が生まれる差ともいえ、売上高増を狙って先行投資に踏み込むことができることを示しています。

売上の入金日を設定できる機会は、およそ契約書の調印か請求書の発行のいずれかの機会。リーガルレビューで、入金期日の設定自体を弁護士の先生に指摘されることは概ね無いので、できるならば、ないし交渉の余地があるならば、末締め20日入金を狙っていきたいところです。得意先との力関係、関係性にも依ってきますので、担当者の方とは良好な関係を最初から作りにいきましょう。愛想の良さは、何事においても大事です!!

支払漏れ、計上漏れのレビュー

債権管理ほどの厳密さは要求されませんが、債務管理、支払管理も重要な管理業務の1つです。エクセルか何か別ファイル作って支払管理をしだすと、ファイルの作成、運用管理自体がめんどう、かつ業務が属人的になってしまいます。

そこで、会計システムの推移表で仕訳入力と合わせて管理することを推奨します。それには、なるはやで会計記帳していくこととセットになりますが、また、会計システムの補助科目を支払先ごとに整備していくことになり、冗長な業務、システム運用となってきますが、属人性の排除、経験的観点による異常値の早期補足、これを優先的に考えて、業務設計をします。

経営者の手間は簡素化できるのか

手短に書いてきましたが、あまり業務の簡素化になっていないような気もしてきました。結局のところ、やることが1件1件ベースであるのと、手作業ベースのひと依存の業務に終始してしまうからでしょうか。

AI技術が進展して、ある程度作業の自動化、システム自走化、振込指定のみならず、レビューの自動化と確実性の担保までできるようになってくると、業務の質も大きく変わるでしょう。RPAで請求書データから自動で金額、日付、振込先データを取ってきて定型的な処理と異常値確認まで終わらせて、あとはレビューも別のシステムでクロスで行ってしまう、これは今の技術でも可能かな。

フィンテックベンチャーと、そのようなベンチャーを今後資本の論理で呑み込むであろう金融機関のビジネスイノベーション本部の動きをもう少し追ってみます!

まとめ(月末支払、振込処理の効率化)

地味なところから、AI技術が応用されて少しでも楽できる時代になるといいですね

やっぱり業務を簡素化したい

フィンテックの発展に期待します。それまでは、他人を信じることができない(し過ぎると痛い目を見ることがある)経営者はちまちま頑張ります!

経理担当者のCleanliness(クレンリネス)の醸成

例えば、Sneekのような従業員の監視ソフト職場カルチャーの醸成ソフトを使って従業員の高潔性を保つ仕組みを作るとか、行動、心的衝動、動機側から考えていくアプローチもあるのかなと思いました。

やっぱり、ルーチンからは経営者は解放されたいのです!

月次処理カテゴリの最新記事