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毎月の月次処理その③月次決算、試算表作成を1営業日で終わらせる方法

毎月の月次処理その③月次決算、試算表作成を1営業日で終わらせる方法

前記事にて、経費精算、支払手続(振込処理)と順にステップを進めてまいりまして、いよいよ月次実績(BS, PL)を月次試算表(残高試算表)にまとめる、月次決算となります。

月次ベースで数字の実績をまとめることは、過去の実績を毎月を単位として今現在地点で把握する(過去⇒現在)、現在の状況を起点として、将来の事業活動の意思決定に用いる材料を作成する(現在⇒未来)に他なりません。

また、会社の中長期の成果報告として年度決算が毎年行われます。年度の決算報告を念頭に、

①.過去の業績の比較、分析を月単位で可能とする
②.年度計画に各数値に対して進捗管理を行う、
③.最終の利益/損失を早期に予測し、決算見込の数字の見積もり精度を高める、
④.年度の決算報告に向けて、月次レベルで正確に進めておく、

ことも、大きな目的として存在します。ギリギリになってから全部やるのは、結果うまくいかない、あれを当時からやっておけばよかった、早めに気付いていれば別の対応ができた…などなど。

したがいまして、過去、現在、未来(将来)を繋ぎ、将来の事業活動の判断に資するもの、将来必ず行われる業務の精度を今の段階より担保しておくものとして、月次決算とそれに関連する経理締め処理の手続は、必要不可欠なものであると言えます。

月次決算の目的と成果物をはっきりとさせ、いかにそれを手に煩わせることなく、簡潔に、スマートに終了させ、その結果(月次の残高試算表)を経営に生かしていくことができるようにするか、ここを考えていきましょう!

今回の記事は、やるべきことを簡潔に整理したい、どこまでやっておけば毎月としては十分なのか把握したい、スケジュール感を知りたい、そのような月次決算及び経理締め手続について書いていきます!!

現在の把握が一番重要な気もします。足元がぐらついては何もできません

月次決算、試算表作成による経理締めの業務

本記事では、月次決算の目的、経理締めの実務までを取り扱います。

月次決算の業務の流れ

業務の流れを図示すると以下の通りです。

①の月中処理は、前記事にて説明済みとなります。

②~⑤の月次締め処理を行ったうえで、⑥の月次残高試算表を作成することになります。

月次決算、試算表作成の手続

①月中処理

月中処理は、月内に可能な限り進めておきます。売上票(請求書)の発行による売上の計上、発注書・納品伝票・請求書の発行による仕入の計上もこれに含まれます。経費の立替分の精算など、一部は月末後に行うこととなります。

②現金預金の残高照合

小口現金は、入金、払出の都度、現金金種表を用いてデイリーで管理をしていると思います。

月末を基準として、帳簿残高(小口現金の残高)と手提げ金庫内の現金の実額との照合を行います。金額が合わないときは、経理処理漏れ、領収証の提出漏れ、他の場所に現金を保管していないか、あちこち探し回ることになります

預金残高については、通帳を記入しにいくか、ネット銀行の入出金明細書(取引履歴明細書)を出力し、帳簿残高(預金残高)との、照合、差異原因を調査します。

会計システム上で銀行口座の入出金データがAPI連携(自動連係)されていると、処理漏れが少なくなり非常に便利です。

③月次在庫残高の算定

クラウド在庫管理システムだと、手っ取り早いのはこれかな?

ZAICO

・モバイルで使える(撮影でQR/バーコードを携帯で読み取れると便利)
・金額が安い(無料または980円/月~)
・クラウド会計ソフトfreeeに仕入と納品をデータ連携で(MFが使えない…)

期末決算の場合、原則的に実在庫数を実際に数えた数量に、在庫システム上のデータを修正しにいきますが(期末実地棚卸の実施)、月次は簡便的に、合理的な数量と認められる、在庫システム上のデータ数値をそのまま使って差し支えありません。

1年間、在庫の受け払いを行っていると、えてしてデータと実数が合わなくなってくる、品番によっては赤残(マイナスの数量)が発生していたりするので、これは期末決算前に修正を行います。通常、期中、月次はそこまでしなくても大丈夫です(赤残は気にした方がいいかなぐらい)。

商品の仕入れをした全額が仕入高に計上されているので、月末にデータ上の「数量×単価」の金額だけ、在庫残高に振り替えます。

④経過勘定の処理

当月の使用(サービスの利用)に対するものとして送られてきた請求書で、実際の支払が来月以降になるものを「販管費××× / 未払費用×××」として、債務計上します。

また、一括で先払いしている保険料、保証料、利息、サーバー・ドメイン費用等の当月発生額(役務を受けたことにより費消した金額)を計算し、「販管費××× / 前払費用×××」として振替処理します。

翌月分を先に出金するもの(家賃等)は、支払日に「前払費用××× / Cash×××」で処理をしておき、翌月に「地代家賃××× / 前払費用×××」に振替を行い、役務を受ける月と費用の計上月を一致させます。

その他、入出金があったが、理由の究明を後回しにいていた、仮受金、仮払金を実際の費用項目に合わせて振り替えておきます。

⑤減価償却費の計上

固定資産、ソフトウェア、繰延資産の月次償却を行います。固定資産の耐用年数に沿って年度償却額の1/12ずつ減価償却費の計上を行います。

実務上は、税務上の減価償却資産の償却方法、耐用年数に沿って償却費を計算していることが多いと思います。税務申告上、減価償却計算書及び月額表を提出しますので、それと同じ金額の計上になっているかと思います。

⑥月次試算表の作成

①~⑤の月中、月次締め処理を行ったうえで、いよいよ月次の残高試算表(BS, PL)を作成します。月次処理の目標、成果物はここまででOKです。

あわせて、経営報告に資する資料まで準備しておきます。月次比較表、月次推移表、売上高推移表、予算実績対比表、経営分析報告といったものがこれに該当します。これらを目的に応じて作成、使用します。

過年度実績の評価・分析、予算実績の進捗度/達成度の確認、翌月以降の業績予測に基づくキャッシュフロー分析、事業計画の修正等に用いられます。

金融機関からの借入を予定している際も、月次の残高試算表をベースとして、既存の返済履歴、今後の事業計画等が審査の対象となりますので、重要な基礎資料となります。

月次整理仕訳チェックリストの利用

月次締めで必要な月次整理仕訳、確認事項は概ね定型的です。つまり毎月同じです。

したがって、整理仕訳チェックリストを利用し、毎月計上漏れ、確認未済がないようにするのが有用です。①~⑤の項目ごとに確認内容をメモしてあり、毎月初に1つ1つ処理を行います。

スケジュール感

目標としては、5営業日内に、経営分析資料の作成を完了させることです!

経営者の立場だと、毎月、誰かに経営報告書を出すわけでもないので(銀行、ベンチャーキャピタル等の株主がいれば別)、経営管理に資するものだけを作ればOKです。

また、幹部社員との重要な経営会議に使う、毎月のハイライトの数字を社員向けにリリースするなども考えられます。経理資料を作ること自体は、目的かつ、それが成果物ではありますが、将来に向けてこれをどのように使いこなしていくかの方が遥かに重要です!

そのためにも、正確に、スピードをもって、必要なものだけをイメージして、毎月の月次決算、経理締めに臨んでください!

まとめ(月次決算、試算表作成による経理締め

正確性、スピード、無駄の排除、この3点を常にイメージしましょう

経理締めを1営業日で終わらせる

つまるところ、事前準備が正確にできていること、場数をこなすことによる慣れ、月次のトピックスを前もって把握できていること、これらが正確かつ迅速にクリアすることのコツです!

月次決算、経理締めのみ、他の社員、外部の専門家(税理士等)に手伝ってもらうにしても、情報、データ、請求書現物、その月に生じた出来事やトピックス等をうまく事前に共有できているべきですね。うまくいけば、1日で全部終わらせることもできるでしょう!

経理締めの簡素化により、Cashを稼ぐ日を増やす

1日で全部終わらせたとしたら、どうなるのか。

残りの29日は、余すことなく事業活動に充てて、ばりばり収益を稼いでいくことが可能となります。突き詰めると、経理締めの簡素化とは、Cashを稼ぐ実働日を増やすことに他ならないのです!!

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