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番外編④モバイルで使える便利なITツール、ビジネスアプリのご紹介

番外編④モバイルで使える便利なITツール、ビジネスアプリのご紹介

私のモバイルは、BusinessとPrivateを特段、区別していません。

モバイルを2台持ち歩くことが億劫であるというのもさることながら、いつでもどこでもどんな状況でも、必要であれば即その場で、時には立ったままでも(電車の中のような場所でも)仕事ができるようにするには、モバイルユーザビリティの高い、業務スタイル、業務装備を自身に設計する必要があります。

顧客情報のような機密性を有するものを、紛失リスクの実に高いモバイル端末で取り扱わないのは当然として、「連絡、共有、確認、作業、記録」等の仕事は、ローカル、クラウドの環境のみならず、モバイルの環境下で即時即行をベースに実働できるようにしておかないと、身が持ちません。

忙しいからというよりは、同一か所に留まっている時間が少なく、隙間の時間で複線の仕事をしているからです。

時間と場所を自在にコントロールするため、各種制約に影響されにくい業務スタイルに自らを制御していく必要があります。なので、BusinessとPrivateを極力分けず、いつでもどこでもどんな状況でも、ニュートラルかつ自在に業務対応ができるようにしています。

とすると、表題のITツール、ビジネスアプリは増えに増えていくように思えますが、実際はむしろ少ない方です。

下記が、自分のモバイルの今現在のTopのアプリです。

一時アプリ数は増加の一途を辿ったものの、結局のところ頻繁に使うもの以外は無駄であるとの結論に至り、さらに、「連絡、共有、確認、作業、記録」等の業務に使うもの以外は、デリバリーの品質、精度が低くなるので不要、Delete。

その結果、およそTopのビジネスアプリだけでモバイルワークを行っていますが、特に不便は感じず、実働ができています。

本記事は、「連絡、共有、確認、作業、記録」に適したITツール、ビジネスアプリと、その簡易な使い方をご紹介します。

こまごました、機能の全てを駆使したやり込んだ使い方はしていません。使い込めば使い込むほど、モバイルであるないに限らず、ユーザビリティは逆に下がり、業務のための業務を生む結果となるので、ライトな使い方で十分です。

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モバイルで使える便利なITツール、ビジネスアプリ

モバイルのTopにあるアプリで、普段よりBusiness Useしているものをいくつかご紹介します。

業務用に使用するITツールは、財務経理、税務申告、行政対応に用いる本業のソフトウェアは当然として、Word, Excelの基本officeツールの他、プレゼン資料用のPower Point、マテリアル制作用のillustrator、Photoshop等を使いこなせると便利です。

動画編集ソフトもいろいろ出ていて面白い。これらは細かい操作が必要となるので、およそラップトップで使用します。カフェとかで。

一方で、モバイルには「連絡、共有、確認、作業、記録」のような、隙間の時間で、視線を、手を動かして、今そこで即ボールを打ち返すタイプのビジネスアプリをインストールしています。

ビジネスチャットアプリ(オンライン用)

Chatwork

しばらく前に株式上場した日本製ビジネスチャットアプリ。自分の周囲は大方こちらを使っています。

出典:chatwork website

アプリの特徴、使用感
・日本のベンダーが多く利用しており、社外とのやり取り向け
・フリープランでも累計14グループチャットまで作成可能であり、やり繰りしながら使えばなんとでもなる
・無料でもかなり使える
・複雑な管理機能はあまり使わない

Slack

UI/UXが私こちらのほうが好みです。前に所属していた会社はSlack一辺倒でした。機能的には、Chatworkと大きな差はありません。

アプリの特徴、使用感
・比較的Closedに使われがちで、社内でのやり取り向け
・キャッチーなUX/UIがとにかく好き
・音声通話、ビデオ通話をこちらで使うため、Zoom等のビジネス会議使わなくなる
・やっぱり複雑な管理機能はあまり使わない

LINE

突き詰めると、BusinessであれPrivateであれ、LINEでこと足ります。1つのアプリで済む方がありがたいのです。

LINEは、LINE広告の出稿、LINE for Businessによる販促マーケティングと使い勝手が広いです。

その他のビジネスチャットアプリ

他にはFacebook系のMessenger、あと情報秘匿性の高いTelegramなど。

対個人のメッセージアプリとしてはまずまずですが、Business Useに突き抜けた作りをしていないので、グループチャットしては、使うことができるぐらいかと思います。Facebookで繋がった人とはもっぱらこちら。

収拾がつかなくなるので、ビジネスチャットの数を増やしすぎないように気を付けています。

TimeTree(カレンダー共有アプリ)

メンバーが、その日、その時間に、どこにいる?誰がいる?何してる?をグループ内で共有するだけであれば、こちらのビジネスアプリで十分です。

アプリの特徴、使用感

・リリース後にサービスの方向性が家族間、友人間利用に寄せることでユーザー数を拡大したため、Business Use向けではない
・Google Businessのカレンダーのような会議招集、会議室管理、メール連携、プライベートスケジュール機能はない
・スケジュールの共有、通知であれば十分
・BusinessとPrivateをまとめて1枚のカレンダーに管理できるので、個人として重宝する

多人数、グループで使うことを前提とすると、ITリテラシー、ツールリテラシーが真ん中からちょい下ぐらいになるように使用方針を合わせる方が、結果として最も狙った成果を出すことができます。

アクティブユーザー数が多いほど良くなり、TimeTreeは丁度良いUX/UIです。

TimeTreeは、カレンダー共有管理という目的において十分に足ります。一方で、次にあげるタスク管理、進捗管理、期限設定(Due Date)管理という目的においては、それ専用に設計されたITツールに軍配が上がります。

Jooto(タスク、進捗管理アプリ)

大人数、異なるチーム編成、複数工程、多層構成のベンダー、専門のPMIがいるようなガチガチのプロジェクト管理を目的とするには、チケット方式のプロジェクト管理ツールが適しているでしょう。

そうではなく、メンバー個人に割り振られているタスク、現在の進捗状況、設定期限までの残り日数と残タスク量を共有、レビューする。

さらに、メンバー個人にアカウントの運用を任せつつ緩いレビュー管理を行い、労務管理、モチベーション把握、育成(成長)管理に繋げていけるような今風の業務設計を考える上では、Jootoは大変使いやすいタスク管理ツール、ビジネスアプリとなります。

アプリの特徴、使用感

・自分でタスク項目を立ち上げて、自己差配により進捗管理を行う
・運用方法に定めがなく、手堅い運用もズボラな運用も可能
・自分の立ち位置を常に確認できる
・他のメンバー、レビュー者より業務の可視化ができる
・ガントチャート(WBS)を引いて時間と残業務の可視化ができるが、そこまで使っていない
・プロジェクト、タスクの個別項目ごとに担当者、関与メンバーでタスクを進める、確認する、承認することもできるが、おそらくそこまで使わない

目的によって、また使い方次第で、プロジェクト管理ツール、個人のタスク管理ツール、単なるメモ帳と出来上がるものが異なります。

運用者の意識、関わり方次第では、どんなに導入目的が壮大かつ崇高であったとしても、出来上がるのはメモ帳です。もったいないです。

私が推奨するのは、個人のタスク管理、進捗管理に緩くJootoを使うということです。プロジェクト管理ツールとしては使いません。

・自分の手持ちタスクの書き出し、整理、進行管理に使う
・業務、タスクが全メンバーより可視化される。他のメンバーの分も見ることができる
・モバイルでも更新管理が容易
・業務のための業務を生む、というほど使い勝手の悪いユーザビリティではない

その他のタスク管理アプリ – Stock

私は今のところ利用していませんが、こちらの評判も良いそうです。

写真や部内資料を共有、キープしながら、グループメンバーによるタスク、進捗管理を行うビジネスアプリです。従来のフロー型のビジネスチャットアプリに比べて、案件ごとにこまめなタスククローズの必要な士業向きのサービスであるとのこと。

いずれにせよ、タスク管理ツールに関しては1つのITツール、ビジネスアプリをライトにとことん使い倒すことかなと思います。

MindMeister(マインドマップ作成ツール)

ブレインストーミング、アイデア洗い出し、ラフ構成、そしてデリバリーのイメージを考えながらアウトプットをする際に、最初にマインドマップを作成しつつ頭の中のぐちゃぐちゃしている内容を整理すると、次工程のスケルトン構成に至るステップがスムーズです。

ラップトップで空き時間に作成する、頭の中を整理することが多いので、無料プランでもそこそこ、Webブラウザ上で使えるMindMeisterを利用します。

アプリの特徴、使用感

・感覚的に操作できる
・Webブラウザで使える
・細かく作り込みすぎ使い方に向く
・UX/UIがキャッチーで好み
・出力、保存、回付のタイミングより有料プランを検討すればよい

マインドマップは、頭の中のイメージ、ブレインストーミングで出てきた素案を初期の段階で吐き出し、思考を可視化するためのダイアグラムです。この段階では、最終的にターゲットに理解させるためのロジカルな構成、感化させて意思決定、行動させるための説得力のあるデリバリーにはなっていないのが常。

全てをワンストップでこなせるサービスなど、あっても1つ1つの焦点がぼやけるだけなので、工程別にツール、アプリを使い分け、最終成果物を仕上げることになります。サービスには向き不向きがあり、それぞれに尖っているサービスの方が使いやすい。

説得力の源泉となる要点は、マインドマップの段階で洗い出しをしておき、スケルトン構成、成果物のデリバリーに至るまで一貫性を持たせます。相手方を感化させるための見せ方、魅せ方には一定のテクニックがあるので、後工程でふんだんに使い、品質を高めるのも重要です。

その他のタスク管理アプリ – XMind

モバイルでマインドマップを作成する際には、別のアプリを利用します。

XMindは名前をよく知られていますね。といっても、モバイルの操作性の問題により、およそメモ帳になりがちですが。

まとめ(ITツール、ビジネスアプリ)

業務のための業務を生まない。これに尽きます。使い方はなるべく簡易に

ご紹介したITツール、ビジネスアプリ

下記ITツール、ビジネスアプリをご紹介しました。

・ビジネスチャットアプリ…ChatworkSlackLINE
・カレンダー共有アプリ…TimeTree
・タスク管理ツール…JootoStock
・マインドマップ作成ツール…MindMeisterXMind

ITツール、ビジネスアプリ利用における注意点

気を付けるべきは以下のポイントです。

・モバイル環境下でするべき業務を明確化する
・同種のサービス、ビジネスアプリは併用せずにとことん1つのものを使う
・アクティブユーザー数、ユーザビリティを損ねないように簡易な使い方をする
・業務のための業務を生まない
・目的に沿って、機能の尖った必要なサービスを使い分ける

新しいサービスは次々に生まれては、淘汰、選別されていきます。アーリーアダプトにこだわらず、自分と相性の良い使いやすいサービス、価値の高いサービスを必要の都度取り入れていきましょう。

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