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会社の会計・経理その③経営を支える経理の基本のいろはを独学でマスターする

会社の会計・経理その③経営を支える経理の基本のいろはを独学でマスターする

経理のイメージってどんなものですか?

日商簿記3級から始まり、複式簿記、財務会計、原価計算、管理会計、IFRS、財務諸表、税務計算(法人税、消費税、事業税)、国際税務etc.とことん突き詰めれば、泥沼のようなよく分からない世界が広がっており、終着点もなく、果てしない先へと繋がっています。

会社経営をする、事業をするにあたっては、とりあえずはそこまでの細かい知識は特段不要です。Cashの出入、役務の出入、収入支出の出入を日次、週次、月次で把握しながら、後ろから追いかけて記録していくのが経理の基本的な考え方となります。

人のいない中小企業、特に設立したてのベンチャー企業にとっては、経理専門のスタッフをいきなり雇用するわけにもいきません。ゆえに、ある程度経営者が巻き取りをする必要があります。幸いなことに、書籍も、Web記事もたくさん出ていますし、数字に強いことはすなわち、現状の経営認識ができて、また、自社の事業を数字を使って説明できる、言い方を変えれば成長可能性のまやかしもできる、ということですから、ここは目を背けずに向き合っていただきたいと考えます!!

奥が深く、毎年ルールが変わり、勉強している時間がない・・・ということは、要はそこの箇所だけ切り取って外注してしまえばよく(そこまでお値段も高くはないので)、いかに日常の基本的なところを巻き取るかにかかっています。

今回の記事は、経理処理を巻き取って、いかにその分を自分の取り分(Cash)として増やすかについて書いていきます!!経理処理の方法自体は、大原でもTacでも、いろんな書籍なり、Googleの海にコンテンツがたくさん落ちていますので、そちらをご参照ください。

そうは言っても負担は負担。自分でやるしかないんだ・・・

経営を支える経理処理の基本

本記事では、事業を始めるに当たり、経理のベースとなる基本的な考え方を取り扱います。

そもそも経理ってなんぞや

小さい時から小遣い帳をつけてきました。大きくなったら、家の家計簿をつけています。今年は副収入と、大きな医療手術があったので確定申告をしました。これであれば、そもそもの忌避感、嫌悪感は薄いのかもしれません。

会社も生き物なので、個人、夫婦、世帯を会社に置き直して、その生活の過程を数字で記録に残していくことが、すなわち経理です。どこか、もっと良い定義があったら教えてください。昔、CPAの試験で勉強したような気もしますが、すっかり忘れてしまいました!!

重要性の高い経理業務の要素

経理処理をする上でも、重要な会社経理の管理業務の要素と大きく関係します。再掲となりますが、以下の5つです。

・販売(売上)管理
・在庫(仕入)管理
・キャッシュフロー(現預金)管理
・債権(与信)管理
・予実営業(PL)分析

経理処理の基本的な考え方

現金・預金(Cash)を把握する

仕訳で書くと、「費用××× / 現金預金×××」。

今、いくら会社にCashがあるかを把握すること、今後どれくらいCashが出ていき、また入ってくるかを想定できていること、Cashが足りないならその手当(資金調達)、余ってるなら事業投資を検討するのが会社経営で最も大事なことです。

売上、費用ではなくて、CashですよCash。ざ、まねー。拝金主義でもなんでもなく、会社が生きている証は、生きているCashがあるかどうかです。どんなに赤字であろうと、どんなに売上がへこんでいようと、会社の活動自体が引きニー状態であったとしても、Cashがある限り全く問題ないです。すぐには潰れないので!

したがいまして、現金・預金(Cash)を常に把握できるような業務の設計をしておくことを考えます。将来の不明瞭な売上を見込んで商品の仕入をしないとか、衝動的に経費の無駄遣いをしないとか、将来入ってくるかもしれず、入ってこないかもしれないCashを当てにしないとか、そんな感じです!!

売上は発生月(年度のいつぐらいかも)に認識する

仕訳で書くと、「売掛金××× / 売上×××」。

毎月末にその月の売上の発生分を、総ざらいで認識してその月に計上する。入金まで待つのはそれはそれで保守的ではあるけれども、営業状況の実態把握が遅くなります。いい話は先に知りたい!

最近では決算前の税金対策を考えることが多くて、費用を前に収益を後ろにとすることが多かったのですが、これは利益の出ている良い状態の会社の話。基本は、費用というよりもCashの支払を後ろに、収益は前に、されど無理をしすぎず実態に合わせて、です。

例えば、雪の除雪・融解を主たる業務とするような会社であれば、冬に入る前に決算期が終わるようにしておいて、冬(降雪)の到来とともに、新年度に入るように決算期をいじる(設定する)ことで、年度レベルで業績をコントロールしやすく、設備投資の予算策定をしやすく、株主に怒られにくくするとかがとても良いですね。どことは言いませんが・・・

在庫はCashを圧迫するのでなるべく持たない

仕訳で書くと、「棚卸資産××× / 仕入×××」。

在庫は売上をもたらしますが、営業活動が想定通り、また正常に行われない限りは、売上を通じて現金化されません。同じことがひとにも言えて、事業活動が想定通り、順調に行われない限り、売上の回収を通じて人件費を賄うことはできません。固定資産への設備投資と考えると分かりやすいかもしれません。

したがいまして、売上の実績を見るのと同じぐらいの熱意をもって、在庫(仕掛品含む)の移動状況、不動在庫の有無、評価額を気に掛けるのは有用です。動かない在庫は早めに処理して、税金の減額を通じて現金化するのでも良いですし、値段を下げて売り切ってしまうのも良い。保管代もバカになりませんし…

つまり、在庫・ひと・設備は常にCashを圧迫するという考えでいるということです。実際のところは、そうもいかないんですけれど。。。

売掛金はCashで回収するまで気を抜かない

仕訳で書くと、「現金預金××× / 売掛金×××」。

債権管理(与信管理)の重要性は、事業年数が長くなればなるほど切実に分かるようになるでしょう。売掛金はCashではない、売上を上げるだけではCashにならない。Cashとして口座に回収して、ようやく自社で好きなように使える自由な資産となります。その点で、債券のファクタリングサービスはいいサービスかなと思います。手数料が以上に高いのもありますが。医療法人向けのあれとかね・・・

取引先との信用状況を常にモニタリングしておかないことには、いざという時になってからでは時すでに遅し。自社もまた、取引先から常にこの会社支払は大丈夫か、経営状況がやばくなっていないか、取れる(売れる)ものはまだ残っているか、経営者におかしな兆候はないかと、見られていることを頭に入れておくべきです。要は、お互い様ということです。気付くのが遅いのが悪いのだと。。。

経費、人件費は発生の都度認識する

仕訳で書くと、「販管費××× / 未払費用×××」。

売上と考え方は同じです。実際の発生に合わせる。基本的にはモノであれ、サービスであれ経費を支出すれば対価の支払をし、その証拠たる請求書・領収書を貰えるので、それをどの月に計上するか、どの月に受けた役務であるかを判断して、その月内の費用として経理処理をするです。

労働債務(会社側から見れば)は理論的に言えば、従業員の労働のその都度、タイムリーに会社に支払債務が積み重なっていくので、Payme(ペイミー)みたいなサービスは実に理論的ではあるかなと思います。貰う先から使っちゃいそうですが!!

会社側の都合でいうと、支払を遅らせれば遅らせるほど手持ちCashが圧迫されないので、現在の慣行はむしろ永遠に続くのではとも考えます。それならば、間を取って後払い決済サービス(例えば、ネットプロテクションの入金前払いサービス)みたいに、月2回の給与支払で良くない?とも考えますが、行政(社会保険)の方が、それが普通とできる対応となっていません。旧来の慣行はなかなか変わらない。また、振込手数料もちりつもで馬鹿になりませんよね・・・

売上・費用の月次発生の異常値を見る

仕訳で書くと、「売掛金××× / 売上×××」、ないし「販管費××× / 未払費用×××」。

営業実績の元々の予算(予測)と実績の差異を求めること、経常的に毎月計上していた売上・費用がその月に限って計上されていないこと、その月に限って大きな金額が突然計上されていることの理由を究明すること、これらの分析はかなり重要な仕事です。理由は常に知りたい、このしつこい気持ちはかなり大事!

まずは分析が可能となるように、実績をきちんと経理処理していることが第一。次に、週次、月次ベースで数字の増減、異常値のモニタリング、必要の都度、原因分析を行えるようにしておくこと。理由が見えてきたら、それに対するアクションを考えて実際にやってみることです。まずは、知ってそうなひと(か、昔の自分)にヒアリングすることかな?

請求書の出し忘れがあったとか、貰った請求書をなくしたとか、金額を間違えていた等の些細な原因はこの時点で分かりますし、ひょっとしたらもっと大きな虎のしっぽに繋がることになる、かも!会社あるある(ない?)ですね~

まずやってみることはこれ

なんだかんだ、その後には簿記の知識はやっぱりいるよねという気もするので、まずこれだけは!!ということを記載します。これなら、どんなに忙しくても、技術ヲタクでも、ただのめんどくがりやでも、普段から気を付けるようになりましょう!

・出した請求書をかき集める
・貰った請求書をかき集める
・銀行口座から支払ったデータをかき集める
・銀行口座の入出金を記帳し、受け払いと突き合わせる
・現時点で銀行口座に残っている金額をメモする

その後、実際にどうすればいいのかが分かりにくいのであれば、詳しい人に聞くなり、Googleで調べるなり、会計事務所に問い合わせしてみるなり、費用と時間のプラマイ、手間と今のやる気を勘案してお決めくださいませ!

昨今だと、フリーランスに案件ごとで頼めるサービス、時間ベースで役務提供をマッチングできるサービス、業務レベルで安価にアウトソーシングを頼めるサービスなどなど、いろいろあってソリューションを考えるのは面白いです。自分もそうしようかな・・・

自分の取り分(資産)を増やすには

ここにきて、ようやく本論です。

経理処理には、複雑で経理のルールを知っていないとできない、勉強して身に着けるにはかなりの時間がかかる、間違えると損をしてしまうので知ってる人のレビューが必要という領域があり(財務諸表の作成、税務申告、会社買収による連結会計etc.)、逆にそれ以外の点は、基本的にはルーチンで済み、日常だとシンプルな処理、かつ支払側を握っておくだけ、そんな程度のものにすぎません。

したがいまして、そこだけクイックに会計の薄い参考書なり、検索してWeb記事を読み読みマスターすることで、経理担当の人件費、サービスの依頼コスト、専門家の報酬をカットして自分のもの(Cash)にしてしまえば良いのです。

そんな時間はないって?なーに、夜も、土日も、休憩時間も、終わるまで働けばよいのです。いいのかな、これで??

まとめ(経理処理の基本)

経理は突き詰めると、実務、自学、実務の繰り返しで磨かれていきます

実務と自学の繰り返し

実務だけだと言われたことをやるだけ、自学だけだとただの科目(検定)試験合格者。どっちも満たす座組にすることで、ようやく頭と手(とタイピング)が連動して動くようになります。もう、電卓の時代じゃないのです!

電卓といえば、昔の杵柄で、昔も今も左利きです。CASIO派。SHARP製の電卓ってまだあるのかな?少し大きめの液晶画面が高く曲がる電卓をデスクの左側に置いて、軽快に音を立てて、パチパチと叩くのが美しい、みたいなことを言っていた時代もありました。ブラインドタッチが当たり前の時代であっても、電卓だけはあえてしっかり見て叩きます。ぱちぱちと!

コスト削減分を文字通り自己の資産とする

経理部配属の新入社員であれば、上の人が丁寧に(厳しくも)教えてくれるのでしょうが、経営者には教えてくれる人は、少なくともその会社にはいないでしょう。先輩経営者もそんなつまんないことより夢を語りたいもの。なので、空いてる時間にこっそりとこつこつ学んで、試してみる。いずれは自分の手で巻き取れるようにし、その貯まった分(Cash)を取り分としてごっそり貰いましょう。

ざっくりですが、アウトソーシングに出す額の3万円、会計事務所に頼む額の5万円、経理社員を1名雇うとしたら20万円、これを全部あなたの懐に入れてみませんか??

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